Kandidaatstelling voor leden kiesgroep
Leden hebben per e-mail een uitnodiging gehad om zich kandidaat te stellen voor de ledenraad binnen hun kiesgroep. De leden die hierop hebben gereageerd zijn benaderd en zij hebben een korte tekst aangeleverd om zichzelf als kandidaat voor te stellen en te omschrijven op welke manier zij de leden van hun kiesgroep willen vertegenwoordigen.
Elektronisch stemmen via e-mail
Aan alle leden van de KNMT uit de kiesgroep gedifferentieerde tandartsen, waarvan het e-mailadres bekend was, is een stemmail gestuurd met daarin een de mogelijkheid om op elk van de beschikbare kandidaten te stemmen. Het systeem werkt zo dat per lid 1 stem kan worden uitgebracht. Er is één elektronisch 'vakje' waar de stem in komt. Dus als er meerdere keren of op verschillende kandidaten gestemd zou worden, dan vindt daarvan maar 1 registratie plaats, te weten de laatst doorgegeven waarde (kandidaat). Als leden hetzelfde e-mailadres delen, kunnen ze afzonderlijk stemmen doordat de stem aan hun profiel is gekoppeld.
Slechts een paar mensen hebben toegang tot het systeem en de lopende registratie van de stemmen. Voortgang van de stemmen of uitgebrachte individuele stemmen zijn niet inzichtelijk voor het bestuur of de directie en evenmin voor leden van de KNMT en hierover wordt niks gedeeld tot het moment dat de uitslag wordt bepaald, dat is na het sluiten van de verkiezing.
E-mail bezorging goed te volgen
Na enige tijd is via een herhalingsmail aan de leden van wie geen klik is geregistreerd in de eerste mail een herinnering gestuurd om te stemmen. Leden die in de tussentijd de KNMT hadden benaderd, omdat ze de stemmail niet meer hadden of dachten hem niet ontvangen te hebben, waren in de gelegenheid gesteld om hun gegevens en instellingen zo aan te passen dat de herinneringsmail hen wel zou bereiken.
Bij de verstuurde e-mails hebben we een goed inzicht van de bezorging. We kunnen nagaan of de e-mail verstuurd is, of hij bezorgd is bij de ontvanger, of de mail geopend is en of er op een link in de mail is geklikt. Als een mail niet bezorgd kon worden, krijgen we terug wat de reden daarvan is (via een foutcode die verstuurd wordt vanuit de provider van de ontvanger). Als een e-mailadres niet bestaat, de server tijdelijk niet beschikbaar is of de mailbox is vol, dan krijgt de ontvanger - de KNMT in dit geval- daarvan een melding.
Een e-mail die in eerste instantie niet afgeleverd kan worden, wordt - afhankelijk van de reden - daarna met langere tussenpozen nog een aantal keer opnieuw aangeboden. Op die manier kunnen tijdelijke fouten omzeild worden en is de kans groter dat de mail alsnog goed op de bestemming aankomt.
Een vergelijking met de postbode van de klassieke post: wat soms voorkomt is dat een lid de mail niet kan vinden of niet ontvangen lijkt te hebben en veronderstelt dat de mail niet of niet goed verstuurd is. We controleren zulke meldingen en kunnen zien of de mail is verstuurd en goed is ontvangen door de e-mailaanbieder van de ontvanger. Als dat het geval is, hebben wij de brief dus in de brievenbus gedaan. Als deze brief daarna niet te vinden is of kwijt, dan ligt dat niet aan de bezorging. Dan is het advies om na te gaan hoe u de e-mails kunt vinden of waar het mis gaat. Bijvoorbeeld in instellingen van de mail of hoe ongewenste mail (spam) geclassificeerd wordt en hoe daarmee wordt omgegaan. Of in de instellingen van een antivirusprogramma of firewall of soortgelijke beveiligingssoftware.
Wijzigen kiesgroep eens per 3 jaar mogelijk
Voor de verkiezing van een lid voor de kiesgroep gedifferentieerde tandartsen is de verkiezing na de eerste ronde gestaakt. Dit is gebeurd naar aanleiding van vragen over de indeling in kiesgroepen en verzoeken om tussentijds te wisselen van kiesgroep. Om transparante verkiezingen te garanderen kregen alle leden een extra mogelijkheid om aan te geven tot welke kiesgroep ze willen behoren. Alleen in de kiesgroep waartoe je behoort, kun je je verkiesbaar stellen en stemmen. De kiesgroep ligt, eenmaal gekozen, vast voor 3 jaar. Dat is na de laatste wijzigingen tot 1 januari 2024. In de tussentijd, dus op dit moment, is het niet mogelijk te wisselen van kiesgroep.
Alle wijzigingen die zijn binnengekomen, zijn verwerkt voor de uitnodigingen voor kandidaatstelling en het stemmen zijn verstuurd.