Toezichthouder op bezoek? Dit zijn de 'do's and don'ts'

Toezichthouders hebben het recht om informatie op te vragen en zo nodig op te eisen, kunnen zich in bepaalde gevallen de toegang tot locaties verschaffen en mogen onder bepaalde omstandigheden patiëntendossiers inzien. Als zorgaanbieder moet je verplicht meewerken aan de controles. Er gelden natuurlijk wel spelregels als een inspecteur bij je langs komt. We zetten 5 belangrijke 'do's en don'ts' op een rij.

1. Ontvangst en check of sprake is van toezichthouders

Ontvang de toezichthouder(s) bij voorkeur in een daarvoor geschikte ruimte. Het is handig als daar niet ook de administratie is opgeslagen, zodat de toezichthouder niet verleid wordt daarin zelfstandig te gaan rondneuzen. 

Vraag de toezichthouders naar hun legitimatiebewijzen en maak daarvan (desnoods met een telefoon) een kopie. In de regelgeving is bepaald dat toezichtsbevoegdheden mogen worden uitgeoefend door specifiek daartoe aangewezen personen. Het is dus verstandig goed na te gaan of de betreffende personen dat zijn.  

2. Documenten verstrekken

Toezichthouders mogen in beginsel documenten inzien en daar kopieën van maken. Ook digitale documenten. Het is evenwel niet verstandig complete mappen met informatie aan de toezichthouder te verstrekken en de toezichthouder vervolgens zelf in deze mappen te laten bladeren naar het betreffende stuk waar zij naar op zoek waren. In dat geval loop je immers het risico dat de toezichthouder iets anders opvalt en het onderzoek daar naar wil uitbreiden. Het is aan te bevelen uitsluitend en exact de informatie of het document te verstrekken waar om gevraagd wordt. 

Verder kan het nuttig zijn dat je goed registreert welke documenten de toezichthouders hebben ingezien en waar zij kopieën van hebben gemaakt, zodat je bij vragen achteraf kunt beoordelen of deze op basis van de verstrekte documenten terecht waren. Dat kan bijvoorbeeld door een extra kopie te maken voor de eigen administratie van alle documenten waar de toezichthouder een kopie van heeft gemaakt. 

3. Medische gegevens en noodzakelijkheidscriterium

Toezichthouders mogen alleen gebruik maken van hun bevoegdheden als dat noodzakelijk is en in verhouding tot het te onderzoeken controledoel. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor het inzien van medische informatie. 

Toezichthouders mogen enkel zonder toestemming van de patiënt patiëntengegevens inzien, als dat voor het doel van die controle nodig is, als dat proportioneel is en als het evenredig is. 

Vraag jezelf af of het controlemiddel dat wordt ingezet – en de hoeveelheid opgevraagde informatie –, wel noodzakelijk is voor dat doel en of er niet een minder ingrijpend middel is waarmee de inspecteur zijn controledoel kan bereiken. Denk over deze eisen van proportionaliteit en noodzakelijkheid actief mee met de toezichthouder. 

4. Inlichtingen en zwijgrecht

Toezichthouders mogen personen ook om inlichtingen vragen. Indien de toezichthouder je de zogenoemde ‘cautie’ geeft (jou wijst op je zwijgrecht), dan vermoedt de toezichthouder dat je een overtreding hebt begaan waar een boete voor kan worden opgelegd.

In dat geval moet je extra waakzaam zijn en ben je niet langer verplicht vragen van de toezichthouder te beantwoorden. Dit zwijgrecht geldt overigens niet voor het personeel van je praktijk. Daarbij geldt dat, ook indien de cautie is gegeven, je verplicht blijft medewerking te verlenen voor zover het gaat om andere zaken dan je eigen verklaring, bijvoorbeeld het geven van schriftelijke informatie. 

5. Nauwkeurige controle van verslag/rapport

Toezichthouders maken veelal na afloop van een toezichtbezoek een rapport of verslag op. Meestal krijg je de gelegenheid daarop te reageren. Het is verstandig dat te doen.

Let daarbij goed op de formulering van een verslag of rapport. Zo kan het een groot verschil maken of daarin staat dat je hebt verklaard dat een bepaald document er niet is, of dat dit document tijdens het toezichtbezoek niet kon worden getoond.

Om je geheugen te ondersteunen, kan het bovendien handig zijn om zelf een verslag te maken van het toezichtbezoek. Wordt er een opname gemaakt van het toezichtbezoek kun je ook vragen of je een kopie van de opname kunt krijgen.

Dit is een ingekorte versie van een artikel dat eerder verscheen in NT/Dentz.

Ook interessant

IGJ, NZa en Arbeidsinspectie: wat doen ze precies?