1. Inleiding
Het Vertrouwenspunt Tandarts is door de Koninklijke Nederlandse Maatschappij tot bevordering der Tandheelkunde (KNMT) ingesteld om vroegtijdig risico’s en problemen met betrekking tot het functioneren van tandartsen en orthodontisten te signaleren en zo nodig ondersteuning en hulp te bieden aan deze tandartsen en orthodontisten.
Om de doelstellingen van het Vertrouwenspunt Tandarts te kunnen bereiken is het noodzakelijk dat persoonsgegevens worden verwerkt. De KNMT hecht er veel waarde aan dat zorgvuldig met de gegevens van tandartsen wordt omgegaan en wil daarin ook transparant zijn. De KNMT handelt altijd overeenkomstig de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring wordt aangegeven welke gegevens van u worden verwerkt indien u contact opneemt met of over u contact is opgenomen met het Vertrouwenspunt Tandarts, met welk doel en welke rechten u heeft ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens.
2. Reikwijdte
Deze privacyverklaring geldt voor personen die contact opnemen met het Vertrouwenspunt Tandarts. De privacyverklaring geldt ook voor de personen over wie contact is opgenomen met en eventueel begeleiding ontvangen vanuit het Vertrouwenspunt Tandarts. Op de inhoud van de eventueel aanvullende geboden hulpverlening is deze privacyverklaring niet van toepassing.
3. Welke persoonsgegevens verwerkt de KNMT van mij?
De persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doelstellingen waarvoor zij worden verzameld, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. Dit betekent dat geen andere gegevens worden verwerkt dan nodig is om het functioneren van de tandarts waarover een (vermoeden van) zorg is, inzichtelijk te maken en te komen tot adequaat advies en/of een hulpverleningsaanbod.
De KNMT verwerkt voor het Vertrouwenspunt Tandarts de volgende persoonsgegevens:
Van degene(n) die contact opneemt:
- naam, adres en woonplaatsgegevens;
- relatie tot de tandarts;
- beroep/functie;
- eventueel bereikbaarheidsgegevens
- voor zover van toepassing het KNMT lidmaatschapsnummer.
Eventueel namen (al dan niet inclusief contactgegevens) van betrokken derden, nadat geverifieerd is of deze personen de gedeelde informatie onderschrijven of alleen genoemd zijn.
Van de betrokken tandarts:
- naam, adres en woonplaatsgegevens;
- praktijkgegevens;
- de melding zoals gedaan door de melder of een zakelijke weergave daarvan;
- aard van de signalen waarop de melding is gebaseerd;
- ernst van de melding;
- overwegingen ten aanzien van de betrouwbaarheid van de melding;
- eventueel bereikbaarheidsgegevens
- voor zover van toepassing het KNMT lidmaatschapsnummer.
4. Doel en grondslag van de gegevensverwerking
Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is:
a) Inzicht te krijgen in de inhoud en omvang van signalen over (een vermoeden van) zorg ten aanzien van het functioneren van een betrokken tandarts.
b) Het bieden van ondersteuning en hulp vanuit de beroepsgroep aan de betrokken tandarts, zodat escalatie van zorg kan worden voorkomen.
c) Het volgen van de (voortgang van de) aangeboden hulpverlening.
De verwerking van de persoonsgegevens door de KNMT is gebaseerd op artikel 6 sub f van de AVG, te weten het gerechtvaardigd belang van de KNMT. Dat belang bestaat er in ieder geval uit om vroegtijdig risico’s en problemen met betrekking tot het functioneren van tandartsen te signaleren en zo nodig ondersteuning en hulp te bieden aan deze tandartsen.
5. Gebruik van de gegevens
De gegevens van degene die contact opneemt en de betrokken tandarts zijn uitsluitend toegankelijk voor de KNMT, te weten door de daartoe aangewezen medewerker van de KNMT die het Vertrouwenspunt Tandarts ondersteunt bij de uitvoering van de werkzaamheden.
De KNMT kan voor de verwerking van persoonsgegevens verwerkers inschakelen. Verwerkers verwerken persoonsgegevens uitsluitend namens de verwerkingsverantwoordelijke. Op de verwerking door verwerkers is een verwerkersovereenkomst van toepassing, waarin de verwerkingsverantwoordelijke er zorg voor heeft gedragen dat de verwerker alleen de persoonsgegevens zal verwerken in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke.
In deze privacyverklaring wordt met geautoriseerde verwerkers de volgende personen bedoeld: de ingeschakelde hulpverleners (tandartscoach, vertrouwenspersoon, casemanager en/of arbeidsdeskundige) en de ICT-dienstverlener.
Daarnaast kan de KNMT persoonsgegevens verstrekken aan externe partijen, zoals politie en overheidsinstellingen indien de KNMT daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, door middel van een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel daartoe toestemming van degene die contact heeft opgenomen of van de betrokken tandarts voor heeft verkregen.
6. Werkwijze Vertrouwenspunt Tandarts
Het Vertrouwenspunt Tandarts is een dienst van de KNMT aan alle tandartsen en orthodontisten in Nederland met functioneringsproblemen, die de kwaliteit van de zorg voor patiënten negatief raakt. Zij kunnen contact opnemen voor hulp met het Vertrouwenspunt Tandarts. Ook omstanders, die een (vermoeden van) zorg hebben over een tandarts kunnen via de website contact opnemen met het Vertrouwenspunt Tandarts. Degene die contact opneemt ontvangt van het Vertrouwenspunt Tandarts een (schriftelijke) bevestiging van dit contact. Het vertrouwenspunt Tandarts kan - indien zij dit wenselijk acht - de gedeelde informatie uitsluitend zakelijk weergeven in het registratiesysteem. Indien nodig kan het Vertrouwenspunt Tandarts nadere informatie bij degene die contact heeft opgenomen, opvragen.
Het Vertrouwenspunt Tandarts heeft een Commissie ingesteld om de gedeelde informatie, ontdaan van de persoonsgegevens, te beoordelen. De Commissie Vertrouwenspunt Tandarts beoordeelt op basis van deze geanonimiseerde informatie of het noodzakelijk is om naar aanleiding van het contact actie richting de betrokken tandarts te nemen. Als daartoe reden is wordt een plan van aanpak met betrekking tot de te bieden hulpverlening opgesteld en vindt afstemming plaats wie de betrokken tandarts zal informeren over de gedeelde informatie.
Indien de Commissie Vertrouwenspunt Tandarts oordeelt dat de gedeelde informatie geen reden vormt om actie in gang te zetten, zullen de gegevens die betrekking hebben op dit contact nog gedurende één (1) jaar worden bewaard vanaf de datum waarop het contact door het Vertrouwenspunt Tandarts is geregistreerd. Mocht de Commissie Vertrouwenspunt Tandarts in deze periode een nieuwe informatie over de betrokken tandarts ontvangen dan zal de eerder ontvangen informatie in de beoordeling worden meegenomen. Indien de Commissie Vertrouwenspunt Tandarts in deze periode geen nieuwe informatie over de betrokken tandarts ontvangt, zullen na afloop van de bewaartermijn de gegevens worden vernietigd, tenzij er gewichtige redenen zijn om de vernietiging uit te stellen. Er vindt geen inhoudelijke terugkoppeling plaats aan degene die contact heeft opgenomen over eventuele acties die naar aanleiding van de gedeelde informatie zijn gedaan. Het Vertrouwenspunt Tandarts kan als daartoe een gegronde reden is een terugkoppeling van procedurele aard aan degene die contact heeft opgenomen, geven. In hoeverre deze terugkoppeling wordt gegeven is ter beoordeling aan het Vertrouwenspunt Tandarts.
7. Rechten van melder en gemelde tandarts
Onder de AVG beschikken degene die contact opneemt en de betrokken tandarts over een aantal rechten met betrekking tot hun gegevens en de verwerking ervan:
Recht op informatie: nadat het Commissie Vertrouwenspunt Tandarts heeft besloten om naar aanleiding van de gedeelde informatie actie te ondernemen wordt de betrokken tandarts geïnformeerd en gewezen op deze privacyverklaring Deze privacyverklaring is via de website van de KNMT ook in te zien voor de melder en derden.
Inzage: hebben het recht om inzage te verkrijgen van hun persoonsgegevens en van aanvullende informatie over de verwerking van hun persoonsgegevens.
Rectificatie: degene die contact heeft opgenomen en de betrokken tandarts hebben het recht om een verzoek in te dienen tot rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens. Indien mogelijk, kunnen degene die contact heeft opgenomen en de betrokken tandarts aanvullende persoonsgegevens verstrekken om zo de verzameling van persoonsgegevens volledig te maken. Het Vertrouwenspunt Tandarts is verplicht om aan derden aan wie de gegevens eerder zijn verstrekt, zo spoedig mogelijk kennis te geven van de rectificatie, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost.
Recht om vergeten te worden: in sommige gevallen hebben degene die contact heeft opgenomen en de betrokken tandarts het recht om het Vertrouwenspunt Tandarts te verzoeken hun persoonsgegevens te verwijderen (het recht om vergeten te worden).
Recht op beperking: in sommige gevallen hebben degene die contact heeft opgenomen en de betrokken tandarts het recht om van het Vertrouwenspunt Tandarts de beperking van de verwerking van hun persoonsgegevens te verkrijgen, bijvoorbeeld wanneer zij de juistheid van hun persoonsgegevens hebben betwist. Indien het verzoek wordt gehonoreerd, zal het Vertrouwenspunt Tandarts de termijn van de beperking de betreffende persoonsgegevens niet verder verwerken tenzij dit op basis van de AVG toch geoorloofd is.
Recht op bezwaar: degene die contact heeft opgenomen en de betrokken tandarts hebben het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die gebaseerd is op de gerechtvaardigde belangen van het Vertrouwenspunt Tandarts. Het Vertrouwenspunt Tandarts zal dan de persoonsgegevens niet meer verwerken, tenzij het Vertrouwenspunt Tandarts aantoont dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de melder of de betrokkene, of die verband houden met de instelling, de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Recht op dataportabiliteit: degene die contact heeft opgenomen en de betrokken tandarts hebben het recht om hun persoonsgegevens te ontvangen die zij verstrekt hebben aan het Vertrouwenspunt Tandarts in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en de zij hebben het recht deze gegevens door te sturen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, waar de verwerking is gebaseerd op hun toestemming of op een overeenkomst.
Intrekken toestemming: waar de verwerking van de persoonsgegevens van degene die contact heeft opgenomen en de betrokken tandarts is gebaseerd op hun toestemming, hebben degene die contact heeft opgenomen en de betrokken tandarts het recht hun toestemming op elk moment in te trekken. De intrekking van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van deze toestemming voordat deze is ingetrokken.
Degene die contact heeft opgenomen of de betrokken tandarts kan zijn verzoek indienen bij het Vertrouwenspunt Tandarts via contact@vertrouwenspunttandarts.nl. Vermeld in het verzoek minimaal je naam en welke gegevens je wil inzien en/of welke gegevens je wil laten wijzigen.
Het Vertrouwenspunt Tandarts draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van degene die een bepaald recht uitoefent.
Het Vertrouwenspunt Tandarts beantwoordt een verzoek zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen één (1) maand na ontvangst van het verzoek. Deze periode kan indien nodig worden verlengd met twee maanden, afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en het aantal daarvan. Het Vertrouwenspunt Tandarts informeert degene die contact heeft opgenomen en de betrokken tandarts binnen één (1) maand na ontvangst van het verzoek indien een dergelijke verlenging zal plaatsvinden, met vermelding van de reden voor de vertraging.
Indien het Vertrouwenspunt Tandarts geen actie onderneemt op een verzoek, informeert het Vertrouwenspunt Tandarts degene die contact heeft opgenomen en de betrokken tandarts zo snel mogelijk, maar in ieder geval niet later dan een (1) maand na ontvangst van het verzoek over de redenen om niet in actie te komen. In dat geval heeft degene die contact heeft opgenomen en de betrokken tandarts ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en om beroep bij de rechter in te stellen.
8. Bewaartermijn
De persoonsgegevens worden bewaard overeenkomstig wet- en regelgeving en voor zolang noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld. De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan 5 jaar vanaf de datum dat het contact door het Vertrouwenspunt Tandarts is afgesloten, tenzij er gewichtige redenen zijn om de vernietiging uit te stellen.
Voor vragen over de rechten met betrekking tot de verwerking van gegevens door het Vertrouwenspunt Tandarts kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming van de KNMT:
Naam: mw. L. Prins
e-mail: fg@knmt.nl
9. Verstrekken van gegevens aan derden
Het Vertrouwenspunt Tandarts zal de gegevens met betrekking tot degene die contact heeft opgenomen en de betrokken tandarts niet aan derden verstrekken, tenzij daartoe een wettelijke verplichting is of een dringende reden waardoor melding bij de daartoe bevoegde instantie is genoodzaakt.
10. Beveiliging
De KNMT neemt passende technische en organisatorische maatregelen om (persoons)gegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
Daartoe zijn maatregelen getroffen met betrekking tot beveiliging van apparatuur en programmatuur waarmee de verwerking van persoonsgegevens wordt uitgevoerd, procesgang, ter beveiliging van de bestanden tegen verlies of aantasting van de persoonsgegevens en tegen onbevoegde kennisname, zoals onder meer doch niet uitsluitend:
- vastlegging van de gegevens vindt zo veel mogelijk in een digitaal dossier plaats;
- beveiligde toegang tot het computernetwerk;
- beveiliging van het netwerk om verlies van data te voorkomen;
- beveiliging van de website door gebruik van ‘https://’;
- toegang tot het digitale dossier via een door de verwerkingsverantwoordelijke vastgestelde autorisatiestructuur.
11. Geheimhoudingsverplichting
Eenieder die handelt onder het gezag van de KNMT of van de verwerker, alsmede de verwerker zelf, voor zover deze toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerkt deze slechts in opdracht van de KNMT, behoudens een wettelijk bepaalde uitzondering. De personen als hiervoor bedoeld en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens een wettelijk bepaalde uitzonderingen.
12. Klachtenprocedure
Ben je het niet eens met de manier waarop de KNMT omgaat met je persoonsgegevens of je verzoek afhandelt? Dan kun je een klacht indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van de KNMT via fg@knmt.nl.
Bent je daarna niet tevreden bent met de manier waarop de KNMT met je klacht omgaat? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Informatie over hoe je dit doet staat op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.