Afspraak maken

Voor de planning van het behandeltijdstip is het advies om in overleg met de patiënt en diens eventuele mantelzorger rekening te houden met onderstaande punten.

• Fysieke beperkingen of andere structurele/vaste afspraken, waardoor de patiënt bijvoorbeeld niet vroeg in de ochtend aanwezig kan zijn.
• Medicatiegebruik en/of aandoeningen, waardoor de patiënt zich alleen op bepaalde momenten van de dag goed genoeg voelt voor een behandeling.
• Afhankelijkheid van vervoer door taxi of mantelzorger en mogelijk ook van beschikbaarheid van een mantelzorger.
• De omstandigheid dat voor veel ouderen één afspraak per dag al belastend genoeg is. Zo mogelijk kunt u wel in overleg met de patiënt twee afspraken binnen de praktijk direct aansluitend plannen, bijvoorbeeld met de tandarts en met de mondhygiënist.
• Wanneer een oudere patiënt of diens mantelzorger zonder afspraak belt voor een probleem, is het advies om zo flexibel mogelijk te zijn bij het inplannen van een afspraak. Uiteraard geldt dit zeker wanneer het gaat om een acute klacht.

Een herinnering aan een afspraak of het maken daarvan voor een periodiek mondonderzoek benadrukt het belang ervan. De patiënt kan dan zo nodig een nieuwe afspraak maken.

Het advies is dan ook om de patiënt, en in overleg misschien ook de mantelzorger, tijdig zo’n herinnering te sturen. Dat kan via een kaartje, misschien met een groter, goed leesbaar lettertype, maar ook telefonisch. En uiteraard via e-mail, als de patiënt daarvan gebruik maakt. Of via een sms’je of whatsappje. Dit geldt met name als een eerdere afspraak niet werd nagekomen.

Kwetsbare ouderen raken gemakkelijk ‘buiten beeld’ als zij uw praktijk niet meer kunnen bezoeken. Als mondzorgverlener kunt u ter voorkoming een proactieve rol vervullen met een actief oproep- en controlebeleid. Dit geldt zeker wanneer de patiënt jarenlang trouw de praktijk heeft bezocht, maar door verdergaande kwetsbaarheid dreigt af te haken. De casus van mevrouw Peters is hiervan een voorbeeld (jpg). Bij edentate patiënten geldt dit ook voor de tandprotheticus, zoals de casus van meneer en mevrouw Siemons (jpg) laat zien. Om zo’n actief beleid zo goed mogelijk te realiseren, wordt het volgende geadviseerd.

• U zoekt samen met de patiënt en/of diens mantelzorger naar een oplossing om het vergeten van afspraken te voorkomen, bijvoorbeeld door een kaartje en/of een telefonische herinnering.
• Bij niet verschijnen op een gemaakte afspraak gaat u altijd na wat hiervan de oorzaak is. Bijvoorbeeld via een telefoontje.
• U zorgt ervoor dat ook de edentate patiënten jaarlijks of minimaal tweejaarlijks een oproep krijgen voor een bezoek aan uw praktijk. Dit is zeker van belang voor degenen met implantaatgedragen prothesen. Voor edentate ouderen met niet-implantaatgedragen prothesen is een regelmatig bezoek aan de tandprotheticus van belang.
• Als de patiënt een afspraak heeft gemist, maakt u daarvan een aantekening in het dossier, zodat hiervoor aandacht is bij een volgende afspraak. U kunt dan meer attent zijn op het helemaal niet meer verschijnen van ouderen. Bijvoorbeeld door omstandigheden waardoor iemand niet meer in staat is om naar de mondzorgpraktijk te komen. U bent ook alert op een achteruitgang van de mondverzorging. Dit kan een eerste signaal zijn van verminderde zelfredzaamheid en het mogelijk wegblijven in de toekomst.
• In het geval de oudere of diens mantelzorger niet bereikbaar is, neemt u zo mogelijk contact op met de huisarts om na te gaan wat de reden kan zijn van het niet meer verschijnen. Hiervoor is het van belang dat u in een eerder stadium in overleg met de patiënt én met diens toestemming (informed consent) de contactgegevens van de huisarts en eventueel andere zorgverleners vastlegt. 
• Belangrijk is ook de schriftelijke toestemming van de patiënt om in bepaalde gevallen contact op te nemen. Toestemming hiervoor mag u niet zonder meer veronderstellen en huisartsen zullen niet zomaar informatie verstrekken als u daarvoor belt. Zie hiervoor paragraaf 3.2 van de KNMT-richtlijn Patiëntendossier.
• Als de patiënt (tijdelijk) niet naar de mondzorgpraktijk kan komen, overlegt u, zo nodig ook met de mantelzorger, hoe de dagelijkse mondverzorging op peil kan blijven. U kunt daarbij een bezoek aan huis overwegen. Zie hiervoor ook de klinische praktijkrichtlijn Mondzorg voor aan huis gebonden ouderen. 
• Goede contacten met de wijkverpleegkundige of de praktijkondersteuner van de huisartsenpraktijk (POH) kunnen hierbij helpen. Zij hebben een signalerende functie en hebben bovendien het vertrouwen van de patiënt. Samen kunt u wellicht tot een oplossing komen om passende mondzorg te kunnen verlenen. Bij complexe problematiek kunt u overleg of samenwerking met een tandarts-geriatrie zoeken.

Zie ook: overzicht van relevante wettelijke bepalingen wanneer het gaat om contact opnemen met de huisarts

Voor de planning van de benodigde behandeltijd is het advies om in overleg met de patiënt en eventuele mantelzorger met het volgende rekening te houden. 

• Het mogelijk te laat verschijnen van de patiënt, vanwege afhankelijkheid van vervoer met een taxi of mantelzorger. In zulke gevallen verdient het aanbeveling dat u de patiënt toch behandelt, zodat deze niet voor niets is gekomen.
• De extra tijd die nodig is voor binnenkomst in de behandelruimte en plaatsnemen in de stoel.
• Het feit dat positieveranderingen, bijvoorbeeld van de behandelstoel, duizeligheid kunnen veroorzaken als gevolg van bloeddrukdaling. Dit kan beangstigend zijn en het helpt dan als u de patiënt geruststelt en wat meer tijd neemt.
• De extra tijd die nodig is voor de communicatie: het verwerken van uitleg en andere informatie door de patiënt en het overleg over behandelingen, waarbij u zo nodig zaken herhaalt of langzamer spreekt.

Het is aan te bevelen dat u en de (balie-)assistent alert zijn op fysieke en cognitieve beperkingen van de kwetsbare oudere die onder meer de mobiliteit kunnen beïnvloeden. Concreet wordt verder het volgende geadviseerd.

• U legt in de agenda en eventueel in het patiëntendossier kort en duidelijk vast hoe de patiënt naar de mondzorgpraktijk komt en of deze gebruik maakt van hulpmiddelen. Bijvoorbeeld: ‘taxi + rollator’, of ‘eigen vervoer + stok’.
• U noteert daarbij kort en duidelijk of er sprake is van andere belemmerende factoren, zoals slechtziendheid, slechthorendheid, beginnende dementie, apraxie en/of taalstoornissen (afasie, dysartrie, begripstoornissen). Ook dysfagie (problemen met slikken) kan van belang zijn. 
• U noteert in het geval van cognitieve beperkingen zo mogelijk de gegevens van een contactpersoon. In geval van een wilsonbekwame patiënt zijn de contactgegevens van de wettelijk vertegenwoordiger belangrijk. Zie hiervoor paragraaf 3.2 van de KNMT-richtlijn Patiëntendossier. 

Het persoonlijke contact en de omgang met kwetsbare ouderen aan de balie kan wat extra tijd en aandacht vragen. Voor de (balie-)assistent wordt het volgende geadviseerd.

• De assistent is bekend met de communicatieve, lichamelijke, psychische en cognitieve beperkingen van kwetsbare ouderen.
• De assistent neemt voldoende tijd voor een (telefonisch) gesprek. Daarbij is ook van belang dat de assistent duidelijk spreekt, goed articuleert en rekening houdt met de beleefdheidsvormen. Met het onnodig gebruiken van verkleinwoorden en de je-vorm kunnen ouderen zich als een kind behandeld voelen. De assistent spreekt verder zoveel mogelijk mét de patiënt en niet over de patiënt (heen).
• De assistent let erop niet te snel te spreken en niet meer dan één vraag tegelijk te stellen. 
• De assistent kan ‘actief luisteren’: vragen zo nodig herhalen of nader in gaan op een bepaald onderdeel om alle benodigde informatie te krijgen. Daarbij kan de assistent zelf ook informatie, zo nodig gedoseerd, overbrengen.
• De assistent kan de ernst van een (acute) klacht inschatten en deze zo nodig doorschakelen naar de mondzorgverlener.

Zie ook: overzicht van nadere adviezen met betrekking tot omgang en bejegening van kwetsbare ouderen.