Intercollegiaal de dialoog aangaan: zo werkt het nieuwe visiteren

Visitatie is een instrument waarmee je je als tandarts blijvend kunt ontwikkelen. Dit kwaliteitsinstrument bestaat inmiddels al een jaar of 10. In die tijd is het accent van visitatie verschoven van de praktijk naar het persoonlijk handelen van de tandarts. Immers, voldoen aan wet- en regelgeving ligt tegenwoordig ook veel meer bij praktijkhouders en zzp’ers in plaats van bij de praktijk.

Als je met de visiteurs het visitatieproces doorloopt, ga je feitelijk op zoek naar je blinde vlekken.

Op zoek naar blinde vlekken

“De basisgedachte achter visitatie is dat je zelf de tekortkomingen zoekt en verbetert in de kwaliteit van de zorg die je levert”, zegt tandarts en KNMT-bestuurslid Richard Suy. “Die tekortkomingen hangen vaak samen met de organisatie van de zorg. En dus niet met ondeskundigheid, wat soms ten onrechte wordt verondersteld. Een visitatie is nadrukkelijk niet bedoeld om je te controleren maar om als zorgverlener bewust bekwaam te worden. En het handelen ook in het licht te bezien van vigerende wetgeving, veldnormen, richtlijnen en handreikingen.”

Hoe werkt visitatie?

Deelname aan visitatie is feitelijk heel eenvoudig. Nadat je je hebt aangemeld, ontvang je een vragenlijst waarmee je checkt of de praktijk en het handelen daar voldoen aan de wet- en regelgeving. Daarbij wordt letterlijk met de lijst in de hand door de praktijk gelopen om te beoordelen hoe een en ander daar is geregeld. Dat hoef je niet zelf te doen. Maak bijvoorbeeld de praktijkmanager of een assistent verantwoordelijk voor het invullen van de praktijkvragenlijst. Ga daarna wel samen in gesprek over wat die is tegengekomen en wat verbeterpunten zijn.

Behalve de praktijkvragenlijst vullen de tandartsen in de praktijk – visitatie staat heel nadrukkelijk ook open voor zzp’ers – individueel een vragenlijst in over hun persoonlijk handelen en hun dossiervorming. Bij deze laatste wordt overigens alleen gevraagd of bepaalde zaken in het dossier zijn opgenomen. Bijvoorbeeld of erin staat wie de behandelaar is, de reden en bevinding bij röntgenopnames, medische anamnese, etcetera.

Visitatie is intercollegiaal

Alle lijsten worden door 2 visiteurs bekeken. Die bezoeken de praktijk en gaan het gesprek met de tandarts aan. De visiteurs zijn 2 collega’s, visitatie is intercollegiaal, vult Suy aan. “Zij toetsen aan de hand van door de KNMT opgestelde normen en werken volgens een vast protocol. Waar de visiteurs dan naar kijken? Naar welke keuzes in de toepassing van richtlijnen worden gemaakt en bijvoorbeeld of incidenten worden gemeld, besproken en hoe hier lering uit wordt getrokken. Maar ook kan aan de orde komen welke keuzes je tijdens de behandelingen maakt en hoe je je patiënten informeert, of waar je enthousiast van wordt en wat je juist energie kost. Waar nodig zullen de visiteurs eventueel suggesties voor verbetering doen.“

Het is overigens niet noodzakelijk dat de visiteurs de praktijk ook echt bezoeken, de visitatie kan ook online plaatsvinden. Het gesprek vindt dan via een beveiligde zoomomgeving plaats.

'Tell, show, do'

Suy noemt een voorbeeld van een verbeterpunt in een praktijk die hij zelf bezocht. “Daar gebruikten de assistenten een bak waar ze het gebruikte instrumentarium los met gewone handschoenen in plaatsten en weer uithaalden om het in een thermodesinfector te laden. Dat is niet alleen onveilig – denk aan het risico op prikaccidenten - het levert ook instrumentschade op. We hebben geadviseerd om eenmalig te investeren in een goed cassettesysteem. Dat levert niet alleen een standaardisering van het werkproces op, het is ook veiliger en sneller. Echter, je ziet vaak dat iemand pas bereid is om in zoiets te investeren als hij ziet dat het elders goed en efficiënt werkt. Ik heb dus foto’s laten zien van hoe het werkt en ze uitgenodigd om in een praktijk te komen kijken waar men al met cassettes werkte. 'Tell, show, do' dus en dat had effect.”

Ook mondhygiënisten doen mee

Een visitatie beperkt zich overigens niet tot tandartsen, ook mondhygiënisten doen mee. Voor hen zijn vragenlijsten opgesteld die zijn gericht op hun eigen professionele standaard. De praktijkvragenlijst is wel gelijk aan die van tandartsen. De gesprekken met mondhygiënisten worden ook door mondhygiënisten gevoerd. Bij een kleine praktijk kunnen dat ook een tandarts en een mondhygiënist zijn. Al met al betekent het nieuwe visiteren dat de gehele praktijk betrokken is bij het verbetertraject dat visitatie is.

Werkdruk werkt deelname tegen

Kijkend naar hoe het nieuwe visiteren werkt, lijken de argumenten om niet mee te doen te zijn weggenomen. Desondanks is het aantal deelnemers vooralsnog relatief bescheiden, constateert Suy. “En dat is jammer, want de KNMT vindt het belangrijk dat haar leden aan visitatie deelnemen. Die bescheiden deelname wijt ik grotendeels aan de huidige werkdruk in de mondzorgsector. Het is een intensief vak en dan komen daar ook nog eens allerlei verplichtingen bij die de overheid ons oplegt.”

Daarbij komt dat het ‘visitatielandschap’ niet altijd even overzichtelijk is. Beroepsorganisaties, wetenschappelijke verenigingen en kwaliteitsbureaus, ze geven allemaal een eigen draai aan visitatie. “Daarom is het visitatie-instrument nu meer in de lijn van onze handige kwaliteitstool ‘Praktijk in control’”, aldus Suy. “Aan de hand van heldere randvoorwaarden wordt getoetst aan het beroepsprofiel en aan de praktijkcode zoals tandartsen die kennen. Vervolgens kun je je vak via de instrumenten van de KNMT of de wetenschappelijke verenigingen verdiepen, vanuit interesse en enthousiasme. Dat maakt het allemaal veel helderder. Er ontstaat een situatie waarbij we visitatie niet als belasting gaan zien maar als reflectie-instrument. En aan de hand daarvan creëren we met en door elkaar, begeleid door professionals, een soort feedbackloop met suggesties voor verbetering van je handelen.”

Door kennis te delen heel veel winnen

Momenteel wordt visitatie vooral omarmd door 'early adopters'. “Mensen die de praktijk eigenlijk vaak al procesmatig al goed hebben gestroomlijnd en die zeggen dat ze zich toetsbaar willen opstellen door zich te laten visiteren”, zegt Suy. “Daar zien we dat zo’n visitatie over het algemeen vrij makkelijk wordt doorlopen. De KNMT wil natuurlijk dat ook de grote meerderheid voor visitatie gaat. Dat degenen die nu nog denken: ‘Ik weet niet wat er op me afkomt, dus laat maar’, zich gaan laten visiteren. Dat zijn vaak ook degenen bij wie heel gemakkelijk puur door kennis te delen snel een kwaliteitsslag kan worden gemaakt.”

Als je je laat visiteren, investeer je in jezelf.

Om die collega’s te bereiken, moet de KNMT volgens Suy nog duidelijker laten zien wat de waarde van visitatie is. Laten zien wat je er allemaal uit kunt halen, dat door je te laten visiteren de workflow, output en daarmee de kwaliteit voorspelbaarder worden. “Dan zullen meer collega’s visitatie omarmen”, is hij overtuigd. “We moeten ook wegnemen dat collega’s het als extra belasting zien. Als je je laat visiteren, investeer je in jezelf. Door er tijd voor vrij te maken haal je kennis en kunde op. Dat zorgt ervoor dat je het de rest van het jaar, als je het al zo druk hebt en je workflow door regelzucht wordt verstoord, die workflow juist eenvoudiger en makkelijker wordt. Zo levert visitatie je uiteindelijk tijd op en verlaagt het je werkbelasting."

Maar, benadrukt hij, je moet er wel serieus mee aan de slag. “Vul de vragenlijsten adequaat en naar waarheid in, want alleen dan krijg je de juiste reflectie. Doe je dat niet, dan krijg je ook niet de juiste verbeteringen. Alleen als je visitatie goed aanpakt, krijg je samen met de visiteurs inzicht in je workflow en je verslaglegging. Daarmee kun je toetsen of dat wat je doet ook logisch is en door collega’s ook als zodanig wordt herkend. Maak er dus serieus tijd voor vrij.”

Visitatie is geen keurmerk

In het verleden heeft Suy wel meegemaakt dat de tandarts gewoon doorwerkte terwijl de visiteur door de praktijk liep: ‘Hier is de klapper, daar haal je koffie, succes en ik zie je rapport wel tegemoet.’ "Maar dat werkt dus niet. Heel duidelijk: een visitatie is intercollegiaal de dialoog aangaan. Het is ook nadrukkelijk geen keurmerk. Soms heeft iemand zich niet goed ingelezen en verwacht een soort keurmerk voor op de praktijkdeur te krijgen om mee te kunnen schermen richting patiënten en overheid. Die tandarts komt bedrogen uit. Je bent en blijft altijd zelf verantwoordelijk voor de inrichting van je zorgproces en hoe je je vak uitvoert. Een visitatie is niets anders dan een hulpmiddel om je blinde vlekken in beeld te krijgen, en net als coaching, om in beweging te komen. Een keurmerk is juist iets waarachter mensen zich verschuilen, het tegenovergestelde van transparant dus. Met visitatie laat je juist naar buiten zien dat je transparant, open en professioneel bent. Oftewel, je stelt je toetsbaar op”. 

Met visitatie laat je zien dat je transparant, open en professioneel bent.

De visitatiemissie van de KNMT

• Kwaliteitsbewustzijn creëren binnen de mondzorg in Nederland.
• Mensen bewust maken van wat ze al goed doen, wat ze moeten doen en helpen met verbeteren waar ze nog niet voldoen.
• Kwaliteit vanuit praktijk en professioneel handelen.

Dit doet de KNMT door:

• Intercollegiaal met peers (reflectief) te praten over je werk.
• Hierin een professionele handelswijze centraal te stellen: werk je op een manier waarvan de beroepsgroep vindt dat die bij een professioneel tandarts hoort, welke dilemma’s kom je daarbij tegen en hoe kun je die oplossen.
• Je er bewust van te maken dat je professioneel omgaat met richtlijnen, patiëntgebonden aspecten en je omgeving.

Dit artikel verscheen eerder in NT/Dentz.