Feit of fabel: voor ieder proces in de praktijk maak je een protocol
Wat is een protocol?
Richtlijnen die gebruikt worden in de mondzorg, zoals de richtlijn Infectiepreventie of Tandheelkundige radiologie, zijn algemeen geformuleerd en moeten nog worden omgezet naar een op de dagelijkse praktijk gerichte handelingsinstructie. Dit doe je met een protocol. In een protocol geef je in detail aan hoe voor een bepaald proces in jouw praktijk gehandeld moet worden, via welke stappen, door wie en wat de beslismomenten daarbij zijn. Met protocollen maak je de werkwijze voor iedereen in jouw praktijk helder en beperk je risico’s. De termen protocol en werkinstructie worden trouwens vaak door elkaar gebruikt.
Wanneer maak je een protocol?
In een protocol leg je dus vast hoe bij een bepaald proces in jouw praktijk gehandeld moet worden. Is het dan de bedoeling om voor alle processen in jouw praktijk een protocol te schrijven? Nee, zeker niet. Het schrijven van protocollen is geen doel op zich, maar een middel om de (patiënt)veiligheid te vergroten. Je schrijft een protocol voor die (sub)processen die voor jouw praktijk risicovol zijn en daarom vragen om een uniforme werkwijze en eventueel ook extra voorzieningen of maatregelen. Of als wet- en regelgeving dat voorschrijft. In de richtlijn Infectiepreventie bijvoorbeeld, wordt expliciet benoemd dat er voor de volgende 3 zaken een protocol moet zijn:
- Handelwijze accidenteel bloedcontact
- Schoonmaakprotocol
- Beheersmaatregelen waterkwaliteit
Een voorbeeld
Iedereen moet erop kunnen vertrouwen dat het instrumentarium dat als schoon of steriel ligt opgeslagen in de kasten en lades ook daadwerkelijk schoon en/of steriel is. Schoon instrumentarium mag nergens in contact komen met vuil instrumentarium, vuile materialen of oppervlakken en visa versa. In een protocol beschrijf je de routing van het gebruikte instrumentarium en alle handelingen betreffende reiniging, desinfectie en waar nodig sterilisatie. De routing eindigt bij de opslag van gedesinfecteerd en steriel instrumentarium.
Protocollen moeten nuttig zijn in het gebruik. Soms is het niet nodig om een proces op gedetailleerd protocolniveau te beschrijven omdat dit bijvoorbeeld ook via een visuele instructiekaart uitgelegd kan worden. Of omdat medewerkers met hun gezonde verstand en een goede routing binnen de praktijk al tot de juiste stappen komen.
Wie binnen de praktijk maakt het protocol?
Iedereen binnen de praktijk kan een protocol maken. Het is belangrijk om altijd de toekomstige gebruikers van het protocol te betrekken bij het opstellen van het protocol. Zij moeten er immers mee gaan werken! Toekomstige gebruikers kunnen bepalen of het protocol
- aansluit bij wat voor hen nodig is;
- niet te moeilijk is en er niet te veel op staat;
- of het echt iets toevoegt en niet als ballast wordt gezien
Zolang gebruikers overtuigd zijn van het belang van het protocol, zal deze geen bron van weerstand worden. Ook daarom is het betrekken van gebruikers een goed idee.
Wat beschrijf je in een protocol?
In een protocol beschrijf je wie welke stappen bij een bepaald proces uitvoert en hoe dat precies moet gebeuren. Je moet dus precies de stappen weten plus de kaders of randvoorwaarden die daarbij een rol spelen. Denk bijvoorbeeld aan de richtlijnen die van toepassing zijn op het proces, de exacte situatie in de praktijk, welke voorzieningen er zijn en hoe deze precies ingesteld/gehanteerd moeten worden, welke medewerkers een rol hebben in het proces en welke kennis en vaardigheden zij hebben. Schrijf je bijvoorbeeld een protocol voor het reinigen en desinfecteren van instrumenten, dan is een vereiste dat je precies weet hoe deze apparatuur werkt. Anders kun je de stappen ook niet goed beschrijven.
Hoe ziet een protocol eruit?
Ter inspiratie hebben we 2 voorbeeldprotocollen voor je gemaakt. Zo krijg je een idee van hoe je een protocol op kan stellen en hoe je de stappen beschrijft. Goed om te weten: beeld werkt soms beter of makkelijker dan tekst. Kijk maar eens naar het voorbeeldprotocol Fluroride applicatie. Daar zie je in één oogopslag wat je nodig hebt om de behandeling uit te voeren.
Protocol gemaakt, gedeeld, besproken en vastgelegd. Klaar?
Nee, een protocol is bedoeld om echt te gebruiken in de dagelijkse praktijk. Hij is niet gemaakt om alleen te archiveren. Je gebruikt een protocol niet omdat het moet, maar omdat je weet dat je zelf feilbaar bent. Houd je protocollen actueel en zet ze regelmatig op de agenda van je werkoverleg. En pas ze aan als dat nodig is. Bijvoorbeeld als het achterhaald is, een medewerker een bepaald proces heeft overgedragen of als er iets verandert in wet- en regelgeving.
Flinke klus, of niet?
Dat ligt er aan hoe je het nu georganiseerd hebt binnen de praktijk. Mondzorgverleners en hun team zijn – bewust of onbewust – voortdurend bezig om de kwaliteit in de praktijk op peil te houden en te verbeteren waar dat nodig is.
Wil je op een praktische manier aan de slag met kwaliteit en de processen bij jou in de praktijk stapsgewijs onder de loep nemen? Dan is de e-mailserie Praktijk in Control misschien wel wat voor jou.
