3 tips voor een effectief functioneringsgesprek
1. Bereid het gesprek samen goed voor
Voor het gesprek stel je samen met de werknemer de agenda op. Denk allebei na over wat goed gaat, wat misschien beter kan en wat er nodig is om te verbeteren. Kijk ook naar de toekomst. Waar wil de medewerker over een jaar staan? En over 3 of 5 jaar? Bespreek ook welke ambities je zelf hebt voor de praktijk en hoe je daar kansen of ontwikkelmogelijkheden ziet voor de werknemer. Je snapt het al, een goede voorbereiding is het halve werk.
2. Stel je tijdens het gesprek open en coachend op
Luister aandachtig naar wat de medewerker zegt. Geef dus niet alleen tips of adviezen, maar stel ook vooral goede vragen. Bijvoorbeeld: ‘hoe kunnen we nog meer gebruik maken van elkaars talenten?’ Of: ‘wat heb je nodig om die verbeterslag te kunnen maken?’ Praat ook over hoe je wilt samenwerken met elkaar binnen het team. En vergeet niet om complimenten te geven. Benoem concreet wat er goed gaat en wat dat betekent voor het team of de praktijk.
3. Leg de afspraken vast
Leg het gesprek, de gemaakte afspraken en de te behalen doelen vast in een verslag. Deel het verslag met de medewerker en zet allebei je handtekening voor akkoord. De medewerker ontvangt een ondertekend exemplaar en je bewaart zelf een ondertekend exemplaar zelf in het personeelsdossier. Bij een volgend gesprek pak je dit verslag er weer en kijk je samen de status van de gemaakte afspraken en de gestelde doelen.
Functioneringsgesprek versus beoordelingsgesprek
Een functioneringsgesprek wordt nog wel eens verward met een beoordelingsgesprek. Niet vreemd, want de onderwerpen en de deelnemers zijn gelijk. Toch zijn er wezenlijke verschillen. Het functioneringsgesprek wordt meestal in de eerste helft van het jaar gehouden en is op basis van gelijkwaardigheid. Dat maakt het belangrijk dat een medewerker ook zelf aan het woord wordt gelaten over zijn of haar eigen functioneren en wensen. Bij een beoordelingsgesprek gaat het over een eenzijdig geformuleerd oordeel. Dit gesprek vindt meestal aan het einde van het jaar plaats.
Functioneringsgesprekken voeren is serious business
Het voeren van functioneringsgesprekken is serious business. In geval van een ernstig verstoorde arbeidsrelatie, kijkt een rechter allereerst naar goed werkgeverschap en wat er zoal is vastgelegd. Dus voer gesprekken en leg het zorgvuldig vast.
