Afspraak is afspraak. Toch?
Aanspreken op gemaakte afspraken is lastig
Iemand aanspreken op het niet nakomen of naleven van afspraken is lastig. Je wilt eigenlijk niet zeuren, bovenal de sfeer in de praktijk goed houden en het liefst ook nog dat je collega’s je aardig vinden. ‘Toch is iemand aanspreken het enige dat effectief is’, meent coach en trainer Annick van der Staay. ‘Het team wordt daar sterker van. Kunnen vertrouwen op afspraken betekent dat iedereen zich betrokken voelt. En dat heeft als gevolg dat het team betere resultaten boekt.’ Hoe je dat tactisch aanpakt, legt ze uit aan de hand van 3 gedragstypen (die je misschien herkent uit je praktijk).
De ‘Oost-Indisch-dove’-collega
Je hebt tegen deze collega al vaker gezegd dat ze bijvoorbeeld op tijd moet beginnen na de lunchpauze. Toch lukt het haar maar niet om op het gewenste tijdstip startklaar te zijn. Het is irritant dat jullie haar altijd moeten roepen. Iedere dag opnieuw. Annick: ‘Het is in zo’n geval belangrijk dat je het blijft benoemen en dat je laat weten dat het irritatie opwekt bij anderen. Soms is de ander zich van geen kwaad bewust, of ziet zij het zelf niet als een probleem. Zeg dus niet tijdens lunchpauze dat jullie allemaal om 13.15 uur in de behandelkamer moeten zijn. Dat is zo’n geval gewoon te algemeen. De collega 1 op 1 aanspreken is dan het meest effectief, want Oost-Indisch-doof betekent niet dat er sprake is van opzet.’
De ‘ik-krijg-nooit-klachten’-collega
Om de uniformiteit te bewaren werken jullie zoveel mogelijk op dezelfde manier. Dit geldt van de indeling van de behandelkamer, de routing in de sterilisatieruimte tot het beantwoorden van de telefoon. Een uniforme werkwijze is bovendien handig bij het overnemen van elkaars werkzaamheden en bij het inwerken van een nieuwe collega. Nu heb je een collega die zo haar eigen aanpak heeft en het met het uniform werken niet zo nauw neemt. Daar heeft ze overigens nog nooit iemand over horen klagen, want het gaat toch goed zo? Annick: ‘Bespreek met haar dat er geen sprake is van goed of fout, maar dat een uniforme werkwijze de veiligheid en kwaliteit borgt. Deze collega kan zeker haar eigen ideeën hebben, maar binnen de praktijk gelden andere afspraken. Het is daarnaast wel interessant om te achterhalen waarom er niet volgens de afspraak gewerkt wordt. Is het niet haalbaar of niet praktisch? Door vragen te stellen hoor je vaak nuttige ideeën waaruit blijkt dat misschien juist de werkwijze aangepast moet worden.’
De ‘ik-klaag-over-een-ander’-collega
Die ene hardwerkende collega werkt graag volgens de afspraken. Het stoort haar dan ook dat een aantal collega’s de afspraken niet altijd naleeft. Ze moppert daar regelmatig over tegen jou. Maar niet tegen de collega’s om wie het gaat. Zoals we al eerder zeiden: aanspreken op het niet nakomen van afspraken is lastig. Dat geldt voor jou, maar ook voor je collega’s. De ‘ik krijg-nooit-klachten’-collega krijgt wellicht nooit klachten, omdat haar collega’s er misschien niets over durven te zeggen. Annick raadt aan om het nut van het elkaar aanspreken op de agenda van het werkoverleg te zetten. Praat er open met elkaar over en zorg dat het oké is om elkaar aan te spreken op afspraken.
Leren hoe je makkelijk aanspreekt op afspraken
Herken je deze praktijksituaties en vind je het lastig om collega’s aan te spreken op afspraken? Dan is de cursus Feedback geven en ontvangen iets voor jou. Met deze cursus leer je hoe je op een prettige en makkelijke manier feedback kan geven. En je krijgt praktische tips die je de volgende dag direct in de praktijk kan toepassen.
Wil je juist met je hele team met dit onderwerp aan de slag? Dan is programma 5: 'Afspraken en aanspreken' van de in company training Team op sterkte een echte aanrader.
