Schrijf je in bij de KVK
Schrijf jouw maatschap in bij de Kamer van Koophandel. Dit moet tussen een week voor tot een week na de start gebeuren.
Meld je aan als nieuwe zorgaanbieder
Vanaf drie maanden voor de start van je maatschap kun je je bij de IGJ melden als ‘nieuwe zorgaanbieder’. Sinds 1 januari 2022 is dat verplicht. Sommige zorginstellingen hebben zelfs een vergunning nodig.
Regel je bankzaken
De nieuwe maatschap moet een bankrekening openen. Is er sprake van inbreng van een praktijk in de maatschap? Dan blijft de bankrekening vaak van desbetreffende inbrengende maat vanwege de afhandeling van lopende zaken.
Maak bij de start van de maatschap een bedrag over dat voldoende is om de lopende kosten voor één tot twee maanden te voldoen. Zolang duurt het over het algemeen voordat er inkomsten binnen komen.
Regelen met de Belastingdienst
Afhankelijk van de maatschapsvorm die je bent aangegaan moet je je bij de Belastingdienst eventueel afmelden als werkgever en de maatschap aanmelden als nieuwe werkgever.
Mogelijk moet je ook eerst jouw werknemers uit dienst melden.
Daarnaast kan je als starter in aanmerking komen voor extra fiscale faciliteiten, zoals de startersaftrek, investeringsaftrek en willekeurige afschrijving.
Vergeet ook niet te reserveren voor jouw belastingaanslag. Voor advies kun je bij jouw accountant of belastingadviseur terecht.
Acties met betrekking tot het praktijkpand en de materialen
- Leg de afspraken over de koop of de huur van het pand goed vast.
- Laat een onafhankelijk taxateur het inventaris en instrumentarium taxeren.
- Regel de materialen (samen inkopen of inbreng via bestaande praktijk)
- Regel de water- en energievoorziening.
- Meld de wijziging bij het waterschap en ga na of er nog meer overheden/instanties zijn waaraan je wijzigingen moet doorgeven.
Team bouwen
- Bij een nieuwe (openbare) maatschap neem je samen nieuwe werknemers aan.
- Bij de inbreng van een bestaande praktijk krijgt het personeel te maken met een nieuwe werkgever. Maak met jouw maat afspraken over de kennismaking met het team.
- Gaan er teamleden over naar de maatschap, dan moet je elke persoon daar persoonlijk en bij voorkeur ook schriftelijk over informeren. Alle rechten en plichten uit de bestaande overeenkomst blijven bestaan. Een goed moment om na te gaan of de arbeidscontracten nog up-to-date zijn en waar nodig te actualiseren. Is dit niet nodig, dan volstaat een schriftelijke kennisgeving.
- Controleer ook of de contracten met zzp’ers en waarnemers aanpassing behoeven.
Alles over personeelszaken in de tandartspraktijk
Patiënten werven en informeren
Start je een volledige nieuwe maatschap? Dan moet je actief patiënten werven. Het type patiënt dat je wilt aantrekken bepaalt daarbij jouw strategie.
Denk ook na over de reactie van collega’s in de buurt; ga je hen collegiaal en dus vooraf informeren over jouw komst en wervingsactie of kies je voor een andere aanpak?
Introduceer de maatschap bij jouw patiënten, bijvoorbeeld via social media, een artikel in een huisaanhuis-uitgave of een patiëntenbrief.
Zorg ook voor een passende en up-to-date website, bijvoorbeeld een KNMT-Praktijkwebsite, en regel dat de juiste namen op het praktijkpand staan.
Controleer je verzekeringen
Het aangaan van een maatschap kan consequenties hebben voor jouw (huidige) verzekering. Daarnaast moet je nadenken over je pensioenvoorziening, want voor tandartsen bestaat er geen collectieve regeling op dit vlak. Mocht je pensioen willen opbouwen, dan moet je daar zelf maatregelen voor treffen. Jouw adviseur kan je bij al deze zaken ondersteunen.
Bekijk ook het speciale verzekeringsaanbod voor KNMT-leden
Kies een accountant en regel je administratie
Je administratie moet aan behoorlijk wat eisen voldoen. Wij adviseren je daarom een geschikte accountant te zoeken die je hierover adviseert en vervolgens helpt bij het verzorgen van jouw administratie/boekhouding. Een goede accountant stelt daarnaast niet alleen je jaarrekening op, maar voorziet je ook van adviezen om optimaal gebruik te maken van fiscale voordelen.
Let op met contracten toeleveranciers
Gaat je praktijk over in een maatschap, maak dan tijdig afspraken met je huidige toeleveranciers. Daarmee voorkom je onnodige kosten door bijvoorbeeld automatische verlengingen. Informeer ook je factoring- en clearingdienstverlener tijdig, zodat deze vanaf de startdatum van de maatschap alle nota’s op naam, rekeningnummer en inschrijving KVK kan versturen.
Zorg voor een actuele Risico Inventarisatie & Evaluatie
Het is belangrijk dat je aandacht hebt voor de risicogebieden die bij horen bij het verlenen van mondzorg. Met de RI&E breng je de arbeidsrisico’s in jouw praktijk in kaart en kan je tegelijkertijd jouw werksituatie toetsen aan de wettelijke eisen. De KNMT ontwikkelde hiervoor een online RI&E-tool en stelt tegelijkertijd hulpmiddelen om toekomstige risico’s te voorkomen, zoals KNMT PrikPunt en bhv-cursussen.
Zet je kwaliteitsaanpak op
- Vertaal richtlijnen in protocollen en werkinstructies. Zorg ook dat je kan aantonen dát je er mee werkt.
- Draag zorg voor periodiek onderhoud van apparatuur.
- Registreer gevaarlijke stoffen.
- Zorg voor een klachten- en geschillenregeling.
Een goed hulpmiddel bij het opzetten van je kwaliteitsbeleid is Praktijk in Control.
Contracten zorgverzekeraars en AGB-code
Bij een volle maatschap bepaal je samen hoe je wilt samenwerken met zorgverzekeraars en of je hierbij al dan niet een contract wilt aangaan. Je kan zorgverzekeraars ook informeren over jouw nieuwe maatschap. Wil je vanuit de maatschap ook behandelingen factureren, dan moet je voor de maatschap een AGB-code aanvragen.